Hur du kan organisera en framgångsrik kongress

Att organisera en kongress är ett utmärkt tillfälle att hålla kontakten med din publik och skapa affärsmöjligheter.

När en kongress anordnas kommer de organisatoriska aspekterna att vara avgörande för den enhet som genomför den, som kommer att ansvara för dess ledning och marknadsföring.

Utgångspunkten är ett ämne som lockar uppmärksamhet hos en viss publik, som har samma eller liknande yrkesmän gemensamt, och önskan att interagera med andra individer för dialog, delning och lärdom.

Alla aspekter måste planeras i god tid, för att korrekt hantera varje steg så att de kan slutföras i tid och säkerställa dess slutförande, eftersom en fördröjning i genomförandet av några av de programmerade uppgifterna kommer att påverka kongressens framgång.

På detta sätt måste man tänka på att varje kongress är en unik händelse som inte kan organiseras genom att tillämpa ett enhetligt och förutbestämt mönster, eftersom var och en har sina egna egenskaper som måste värderas på ett visst sätt.

Under alla omständigheter kan tre viktiga steg etableras som är nödvändiga för din organisation:

1. Planering.

2. Utveckling

3. Efter kongressen.

Inom vart och ett av stegen kan vissa uppgifter och funktioner differentieras och utföras av olika chefer i organisationen.

Arbetsplan sker enligt varje steg

STEG 1

A) Definiera kongressen.

Detta moment innebär att beskriva händelsen och känna till dess komponenter. På detta sätt måste följande definieras och bestämmas:

• Kongressens typ: Det hänvisar till artiklar och presentationer som bestämmer kongressens område (vetenskaplig, kulturell, ekonomisk, etc.).

• Datum för slutförande, dess varaktighet och dagar i veckan där det kommer att hållas.

• Allmänna och specifika mål.

• Organisationsstruktur: Definition av ordförande samt organisations-, verkställande, vetenskapliga, tekniska och hedersnämnder.

• Val av plats för evenemanget: Det kan vara ett kongresscenter eller ett hotell, med tanke på rummen för huvud-, parallell- och utställningsmöten, audiovisuella medier och översättningsutrustning.

• Deltagare: Dessa är indelade i kongressmedlemmar och talare, antingen inbjudna eller presenterade på eget initiativ.

• Sponsorer och ekonomiska resurser. Hantera alla ekonomiska resurser som är nödvändiga för att evenemanget ska fungera väl, med hänsyn till eventuella oförutsedda händelser.

• Humankapital och logistikresurser. Denna uppgift måste ansvaras av arrangören av evenemanget eller organisationer som är ansvariga för organisationen.

• Schema med detaljer om tider för att genomföra varje uppgift.

• Design och tryckning av allt grafiskt material från kongressen (reklambroschyr, affischer, registreringskort, blad och kuvert, biljetter, åtkomst -ID, etc.)

B) Skapa en publiceringsplan med anteckningar, reklambroschyrer, internet, affischer, tidningar, intervjuer, reklamkampanjer etc. som prioriterade medier. Denna plan kan bestå av ett första tillkännagivande eller preliminärt program som skapar förväntningar och ett andra tillkännagivande som avslöjar det okända. Glöm inte att använda sociala nätverk och bjud in de viktigaste personligheterna inom fältet för att stödja evenemanget.

C) Kontrollera och hantera registreringsprocessen samt upprätta registrerings- och posthanteringssystemet.

D) Håll regelbundna möten mellan medlemmarna i de olika kommittéerna för att diskutera frågor som rör framstegen för var och en av kongressens steg.

E) Kontraktsresurser och element för kongressens utveckling:

• Personal: Välj chefer, koordinatorer, assistenter, tolkar, ackrediterings- och dokumentationschefer, ceremoniell personal och protokollpersonal etc.

• Material: Datorer, kopiatorer, mappar, väskor, pennor, märken, flaggor, luftkonditioneringssystem etc.

• Tjänster: Ljud, projektorer, skyltar, säkerhet, turism (transport, boende, mottagning av myndigheter, proffs och efterhändelser), medicinska nödsituationer, fotografier, kommunikation (telefon, internet, etc.), catering, presenter etc.

F) Förbered dokumentation för kongressmedlemmar och deltagare.

G) Gör en lista över speciella gäster, relevanta myndigheter och talare. Försök att skicka inbjudningarna i tid och bekräfta närvaron på ett personligt sätt.

H) Vid behov, planera presskonferenser före och efter kongressen.

STEG 2

A) Under de föregående dagarna, bilda ett område vid huvudkontoret som ansvarar för att:

• Upprätta en kontaktpunkt och verksamhet.

• Hålla ett möte med högkvarterets personal för att träffa den personal som har tilldelats att samarbeta med evenemanget.

• Ta med nödvändigt material och utrustning innan du gör en lista över aktiviteter som ska utföras.

• Förbered det slutgiltiga programmet för att dela med till kongressmedlemmarna den första dagen av evenemanget.

• Håll en presskonferens innan kongressen, med hjälp av lokala, nationella och internationella medier, beroende på kongressens omfattning.

B) Under kongressen, utför de följande uppgifterna:

• Registrera kongressledamöterna.

• Skicka in dokumentation.

• Ackreditera deltagarna. Det måste finnas flera stationer för att täcka olika funktioner: information, för pressregistrerade kongressledamöter och för nya registreringar.

• Ta emot officiella och privata myndigheter.

• Organisera kongressens öppning: Invigningen (officiell invigning) och välkomstcocktailen hålls. Säkerställ att inbjudningar till myndigheter, inträdesprotokoll, bordsstol, talarstol, flaggor och prydnader har tillhandahållits.

C) Förbered monteringen av rummet för workshops. Tänk på dess utrustning och användbarhet, landskap och prydnad. Glöm inte att utbilda rumspersonalen.

D) Kaffepauser och luncher: Informera huvudkontoret 48 timmar i förväg om beräknade deltagare för varje tjänst. För raster under morgonen och eftermiddagen är det tillräckligt att visa legitimationen, medan för luncher är det lämpligt att inkludera inträdesbiljetter i kongressmedlemmens mapp för att behålla en entrékontroll.

E) Galamiddag: Verifiera montering av rummet och servicekvalitet. Det är nödvändigt att komma ihåg protokollets regler om förberedelser och sändning av inbjudningar, mottagande av myndigheter, placering av middagar, middagssekvens etc.

F) Avslutningsakt (officiell stängning av kongressen): Tänk på protokollets riktlinjer både före och under utvecklingen av akten.

STEG 3

A) När kongressen är över måste du utföra följande uppgifter:

• Utföra resorna efter kongressen.

• Anordna en presskonferens för att presentera och offentliggöra slutsatserna. Du kan lägga till en mapp med en pressöversikt och personligt audiovisuellt material för att leverera till pressen.

• Gör väntande betalningar och förbered budgetstängningen.

• Analysera och utvärdera de undersökningar som genomförts med deltagarna.

• Skicka tackanteckningar till bland annat myndigheter, inbjudna talare, föreläsare och medlemmar i hederskommittén.

• Förbered en slutrapport med: presenterade program och vetenskapliga artiklar, konferenser, presentationer, slutsatser, rekommendationer, antal deltagare, slutpresentation och omfattande utvärdering av kongressen.

Du kan också hålla din kongress virtuellt eller kombinera klassrums-presentationer med virtuella plattformar genom hybridsystem.

Här är några rekommendationer för att göra ditt evenemang till en överraskande upplevelse:

"Framgång är summan av små insatser som upprepas var och varannan dag."

Robert Collier

---

DanielaSánchezSilva©