%20(Post%20de.png)
Arrangemanget av ett evenemang består av att integrera resurser på ett dynamiskt och rationellt sätt för att uppnå de förväntade resultaten.
För att hantera ett evenemang på ett planerat sätt är det nödvändigt att samordna aktiviteterna för en grupp människor genom arbetsfördelning och funktioner samt använda en hierarki av myndigheter och ansvarsområden.
Samtidigt, för att nå framgång är lagarbete viktigt, vilket möjliggör uppdelning av uppgifter, optimering av tid och ökad kreativitet. Men alla dessa aktiviteter kan vara komplicerade utan ett effektivt arbetssätt.
Nedan föreslår jag en arbetsplan med fokus på fyra moment som hjälper dig att hantera dina resurser på bästa sätt:
1. FÖRBEREDELSE
Uppfatta evenemangets koncept / mål / syfte: När informationen och målen har samlats in skriver du ett första utkast till programmet som gör det möjligt att överväga de olika förslagen.
Utveckla en arbetsplan: Förbered ett preliminärt schema för att fungera som ett möjligt arbetsfördelning. Inkludera en skiss av platsen med förslag på platsfördelning, scenskisser och den institutionella bilden.
Gör en tänkbar gästlista och en kort sammanfattning av eventets generella sammanhang.
2. FÖRBEREDANDE OCH ORGANISERING
Upprätta en kalender för uppgifter och funktioner.
Anlita de tjänster som är nödvändiga för att genomföra planeringen. Om en upphandling är nödvändigt måste specifikationerna upprättas med alla tekniska specifikationer som leverantörerna måste följa.
Gör en sista lista med gäster, inbjudningskort och allt grafiskt material.
Installera montage, bakgrund, ljud och belysning.
Leta reda på bord, stolar, meny, servicepersonal och internt supportområde.
Implementera ett system för inträde och ackreditering. Förbered optiska läsare eller annan typ av system som kräver tekniskt stöd.
VIP-område: Bestäm parkeringsplats för officiella fordon, exklusiva områden, specialvägar etc.
Förbered presenter, reklammaterial, diplom, utmärkelser, titlar etc.
Möjliggör garderob, information och kundservice.
Definiera in- och utträdesprotokollet.
Förbered memoarer, tal och program som ska överlämnas.
Samordna säkerheten med de företag som ansvarar för det.
Registrering: Kontrollera att den utvalda personalen hanterar gästlistorna, skickar inbjudningar, övervakar och kontrollerar, tar hand om gästerna samt fördelar platser.
Fastställ generalrepetitionerna och kontrollera den färdigställda monteringen.
3. UTFÖRANDE
Utveckla programmet så det överensstämmer med hur det är programmerat.
Implementera det ceremoniella och förutbestämda protokollet.
Håll en hög kontrollnivå över alla variabler hela tiden.
Fördela utrymmena (organisation / distribution / skyltning) enligt planeringen.
Fortsätt med distribution av saker som gåvor, broschyrer, souvenirer etc.
4. UTVÄRDERING
Gå vidare till utvärdering av resultaten och åsikterna genom undersökningar, frågeformulär och erhållna resultat. Några av de viktigaste aspekterna som ska utvärderas är: förhandsregistrering, ackreditering, montering, dagordning och efterlevnad, varaktighet, kommunikation, samtal, kundservice, personal, servicekvalitet, lagarbete, relation med leverantörer, inställning, tekniska resurser, talare, presentationer, underhållning, beredskapshantering, intressenivå, innehåll, sponsring, catering, budget, allmän organisering etc.
Analysera vad som var programmerat och vad som egentligen gjordes, lyft fram både framgångar och fel.
Betala leverantörer, slutför budgeten och upprätta en finansiell rapport.
Försök att lämna tillbaka lånade material.
Skicka nyhetsbrev till pressen med slutsatserna.
Hantera fotografier, inspelningar och allt audiovisuellt material.
Förbered en rapport med förbättringsförslag.
Publicera evenemanget enligt kommunikationsplanen.
Förbered en dokumentationsfil med allt grafiskt material som använts.
Skriv en slutrapport.
Skicka tackbrev till alla deltagare och de som bidragit till eventet.
"Lagets styrka kommer från varje medlem. Styrkan hos varje medlem är laget."
Phil Jackson
DanielaSánchezSilva©