9 min läsning

Guide för att organisera ett minnesvärt bröllop

Firandet av ett bröllop bör skapa en minnesvärd upplevelse som speglar parets unika stil.

Organiseringen av ett evenemang som ett bröllop kräver ett integrerat system som projicerar parets identitet, gästernas profil och de resurser som finns tillgängliga för dess förverkligande. Dessa tre aspekter måste kombineras på ett sådant sätt att de uppnår en perfekt balans.

Samtidigt måste bröllopsplaneraren förmedla förtroende, minimera risker och erbjuda alternativ baserat på parets smak och önskemål.

Här är en guide som hjälper dig att planera ett minnesvärt bröllop:

Val av datum och plats

- De två första åtgärderna som ska utföras i organisationen av ett bröllop kommer att vara att definiera modaliteten (civil och/eller religiös) och tidpunkten på dagen då evenemanget kommer att äga rum.

- När du väljer datum, tänk på kalendern för brudparet och gästerna, undvik helgdagar, licenser eller semestrar.

- Glöm inte att både kyrkor och officiella organisationer har anmälningstider, som i vissa fall kan gå upp till ett år.

- Försök att skaffa all nödvändig dokumentation för att utföra de administrativa momenten som krävs av de institutioner som valts ut för firandet.

- Gör en aktivitetskalender för att kunna övervaka var och en av de åtgärder som ska utföras vecka för vecka. Förberedelsetiden beror på typen av bröllop, som kan variera från sex månader för enkla bröllop och ett år för mer komplexa.

- Att definiera utrymmet där det ska äga rum är en av huvudaspekterna av ett bröllop. Analysera i detalj närheten, de tjänster som erbjuds gästerna, såväl som möjligheten att återspegla brudparets stil.

- Med tanke på att vissa utrymmen är mycket efterfrågade (särskilt på våren och sommaren) är det lämpligt att definiera platsen några månader i förväg.

- Bestäm det bästa schemat, utvärdera fördelar och nackdelar. Till exempel har ett utomhusbröllop fördelen att det är ljust och gör att evenemanget kan placeras i en naturlig miljö, men det kommer att behövas alternativ vid dåligt väder. Vid ett kvällsbröllop är exklusiva rum eller inne på hotell utmärkta alternativ, så länge de har rätt belysning och inramning.

Budget

- Först och främst rekommenderar jag att du definierar en fast budget, med hänsyn till antalet gäster och oförutsedda utgifter. Därefter måste du välja leverantörer och begära minst 3 offerter per vara, vilket kan vara: plats, catering (det är alltid bekvämare att få pris per person), fotografi och video, kläder och smink, underhållning, bröllopsplanerare, transfers, bröllop, gudstjänster, presenter till gäster, inbjudningar m.m.

- Fördelningen av var och en av utgifterna kommer att bero på vad brudparet anser vara mest relevant och vilken typ av bröllop de vill ha. Ett bra alternativ kan vara: 40 % plats och bankett, 10 % kläder, 10 % fotografering och filmning, 5 % underhållning, 5 % dekoration, 15 % bröllopsresa och resterande 15 % för andra leverantörer (överföringar, underhållspersonal och säkerhet, garderob, pappersarbete, presenter till gäster, smink, etc.).

- Vid vissa tillfällen föredrar brudparet att gästerna bidrar med pengar till ett konto för bröllopsresan. Detta skulle göra det möjligt för dem att utöka utgifterna inom andra områden.

- När du begär en tjänst är det bekvämt att fråga efter: detaljerna om produkterna och tjänsterna, datum och tid för leverans, priser (med och utan skatter), betalningsform, fraktkostnader, monteringskostnad och demontering (vid installationer eller underhållning), kontaktuppgifter och utgifter för avbokning, ombokning och försening.

- Hitta en mall för att göra en evenemangsbudget i avsnittet mina resurser.

Inbjudan

- Att sätta ihop gästlistan brukar vara ett av de mest komplicerade ögonblicken, eftersom det inte finns någon enskild möjlig väg. I alla fall är det idealiska att ha en preliminär lista innan du väljer utrymme.

- För att följa upp leveransen kommer det att vara mycket användbart att ha ett kalkylblad ordnat alfabetiskt med namn och efternamn på varje gäst, där du kan markera bekräftelsen på var och en.

- Tonen i inbjudan kommer att bero på den valda stilen (formell, informell, glad, högtidlig, etc.). I allmänhet är det lämpligt att inkludera: datum, tid, plats, hur man tar sig dit (helst med karta och tillträdesvägar), klädkod (som svart slips eller gala) och O.S.A. med ett telefonnummer och/eller e-mail för att bekräfta deltagande.

- Jag rekommenderar att du skickar en inbjudan till det formella firandet (civilt och/eller religiöst) och en annan separat inbjudan till festen. I händelse av att de är inbjudna till båda evenemangen så kommer festinbjudan att ingå i samma försändelse.

- Angående avisering i förväg är en månad idealiskt, men i de fall det finns gäster som måste resa på långa avstånd är det lämpligt att skicka dem två eller tre månader i förväg. Du kan också skicka ett spardatum minst sex månader i förväg för att tillkännage bröllopsdatumet för gästerna.

- Både fysiska och virtuella inbjudningar ska följa temat för hela bröllopet. I händelse av att fysiska inbjudningar görs ska både kuvert och kort ha samma kvalitet. Virtuella inbjudningar kan innehålla en länk för att bekräfta genom ett onlineformulär.

- Ett bra alternativ är att skapa din egen bröllopswebbplats, som låter dig dela detaljerad information om firandet och hantera närvaro. Du kan också inkludera listan över gåvor och, senare, publicera foton och videor från evenemanget.

- Utbudet av inbjudningar är väldigt brett, så jag rekommenderar att du väljer de som har de grafiska element, former och färger som bäst representerar brudparets stil och samtidigt anpassar dig efter plats och tid på året.

- Hitta en mall för att göra en formell och informell inbjudan i avsnittet med mina resurser

Brudparets stil

- När man väljer brudparets klädsel ska elegans och sofistikering prioriteras, men utan att försumma komforten.

- Stilen ska anpassas till typen av bröllop, samt smak och preferenser för var och en.

- När det gäller bruden, undvik klänningar som är för tunga, tajta eller har enorma släp (som inte går att ta av), utsmyckade stilar (med överdriven pärlor, spetsar och glitter) och urringningar som är för uttalade. Korta klänningar, jumpsuits och kostymer är också ett bra alternativ.

- För närvarande är lätta tyger som siden, muslin, bambula eller satin och linne (för utomhusbröllop) högt efterfrågade. Volym och sofistikering råder.

- De föredragna nyanserna för klänningar och/eller outfits är vit, elfenben och brun, med en touch av färg för de mest vågade. Strukturella volymer i ärmar och kjolar med rörelse är en trend, liksom draperier, konstnärliga volanger, veck, OH-film och asymmetrier. Stilarna varierar mellan det spektakulära, minimalism och romantik med viktoriansk touch.

- Brudgummens klädsel i nyanser av marinblått och grått är en trend (utöver det klassiska svarta), liksom mer skräddarsydda linjer och mer precisa snitt. Stilen kommer att bero på typ av bröllop, men det rekommenderas att du nöjer dig med byxor, skjorta och väst (i mer formella bröllop). Det ideala tyget är kall ull och du kan välja mellan haute couture, prêt à porter eller uthyrning.

- För de mest vågade brudgummen är slipsar och strumpor med slående tryck och manschettknappar med kreativ design ett utmärkt alternativ.

Valet av plats för festen

- För att avgöra vilken typ av fest som passar brudparets önskemål bäst måste följande beaktas: tidpunkten för bröllopet, antalet gäster, platsen (landsbygd, stad, båt, etc.), stilen på det valda utrymmet (traditionellt, modernt, avantgarde, etc.) och temat (romantiskt, lyxigt, avslappnat, modernt, etc.).

- Den valda modaliteten (galamiddag, cocktail, lunch, etc.) kommer att avgöra utformningen av utrymmet. Hela tiden måste gästernas upplevelse och relevansen till brudparet, evenemangets stora huvudpersoner, prioriteras.

- För dagsbröllop kan en lunch anordnas i ett rum med romantisk stil eller en cocktail för en ungdomlig och fräsch stil. Medan för ett nattbröllop kommer en galamiddag på ett trendigt hotell eller en fest på en båt att ge en elegant och raffinerad touch.

– Platsen där eventet kommer att äga rum är en väldigt viktig punkt, så jag rekommenderar att den är lättillgänglig och inte för långt ifrån gästerna.

- Några aspekter att ta hänsyn till när man väljer utrymme för festen bör vara: nödströmförsörjningssystem, kyl- och värmeutrustning, säkerhetstjänster, försäkring och kvalifikationer, nödutgångar, lämpliga serviceytor för montering, wi-fi, exklusivt utrymme för brudparet och barn (vid behov), parkering, egna tjänster (catering, ljud, filmning etc.), exteriörer i gott skick (om sådana finns) mm.

Dekorationen

– När det gäller inramningen är möjligheterna designmässigt breda och varierande. Olika teman kan skapas genom belysning, väggdekor, tält, vardagsrum, bord i olika format, ljus, blomsterarrangemang, utrymmen definierade speciellt för att ta bilder, etc.

- Valet av design kommer att vara relaterat till det tema som valts av brudparet, vilket kan vara: romantisk, country, modern, boho chic, vintage, äventyrlig, musikalisk, naturalistisk, etnisk, gotisk, på stranden, kromatisk, etc.

- Det viktiga kommer alltid att vara att dekorationen förmedlar parets identitet, så deras smak och intressen kommer att ha en mycket viktig roll när man gör valet.

- För att välja färgpalett för evenemanget kan du följa de dominerande färgerna för säsongen på året då bröllopet äger rum. För sommaren anpassar sig neutrala och pastellfärger fantastiskt, på våren ger de varma och intensiva den den där glada touchen som kännetecknar årstiden, på hösten förknippas de jordnära och orange färgerna med de fallande lövens skönhet, och på vintern kalla färger som t.ex. som blå eller lila ackompanjerar skönheten i landskapet.

- Aktuella trender inom bröllopsmiljö föreslår ökad personalisering, användning av mer avslappnade bord och vardagsrum (fungerar som mer mångsidiga utrymmen som uppmuntrar cirkulationen av gäster), en modern och avslappnad etikett, mindre schematiska och mer kreativa och spontana program, användning av hantverksmässigt material och lokala leverantörer, bröllop mitt i veckan, upplevelseorienterade bröllopspresenter, större inkorporering av teknik och specialeffekter (särskilt inom underhållning), utomhusbröllop med användning av transparenta tält, neutrala toner som kompletterar naturens nyanser (naken, beige) , dammiga rosa och gröna paletter och jordpaletter), material som vildsilke, bomull och naturfibrer, svävande lampor (stjärnklar himmel, ljusslingor, upphängda lampor etc.), mikrolampor och hängande glaslampor (försök göra allt trådlöst) och användningen av hållbara element.

- För monteringen rekommenderar jag att anlita en lämplig och erfaren utförare som kan ge en fräsch och kreativ vision, men utan att försumma säkerheten. Det är viktigt att både arrangören och leverantörerna tar tillvara på tiden, för att komma fram till evenemangsdagen med en perfekt fungerande montering.

- Uppsättningen av borden kommer att bero på platsens utformning och kommer att ha en annan uppsättning beroende på om det är ett formellt eller informellt bröllop. Vid formella bröllop är borden oftast klädda och placeringen av elementen görs på ett traditionellt sätt, men vid informella bröllop kan individuella dukar eller andra dekorationer gjorda med olika material användas.

Catering

- Att välja cateringtjänst blir en annan av de aktiviteter som ska genomföras i det första skedet. Det rekommenderas att det är flexibelt och anpassar sig till egenskaperna hos det valda tillvägagångssättet, såsom en stängd meny, en buffé eller annat mer informellt alternativ såsom en foodtruck.

- I alla fall måste du övervaka produkternas renlighet, service och kvalitet, så det är viktigt att begära en förhandsprovning och referenser från andra kunder.

- De viktigaste aspekterna att ta hänsyn till när du begär en offert kommer att vara: det lägsta och högsta antalet gäster, typen av fakturerings- och avbokningskrav, om de har en öppen bar och speciella menyer (vegansk, glutenfri, kosher, etc.), och ange om den innehåller bröllopstårta.

- Menyn måste anpassas till evenemangets stil, så att det i ett formellt evenemang kommer att finnas klassiska rätter med klädda bord (vanligtvis 6 till 10 personer per bord) och matsalar inredda på traditionellt sätt, medan det vid informella evenemang det kommer att vara möjligt att erbjuda en service i brickor eller bufféstil. Beräkna en servitör för var 8:e person för att uppnå optimal service.

- Prioritera enkelhet, kvalitet och fräschör samt balans i valet av produkter. Säsongsbetonade, lokala och ekologiska produkter är alltid bra alternativ.

- Förbered en speciell meny för gäster med kostbehov eller speciella preferenser. Kontrollera med leverantören om dem i förväg.

- Glöm inte att lämna en kopia av menyn på vart och ett av borden, gärna på tallrikarna.

- Kontrollera tiderna så att alla kan njuta av maten på ett lugnt och avslappnat sätt.

- Om du lägger till ett dessertbord, bjud på en lätt efterrätt.

- När det gäller tidigare etablerade bord (bröllop med ett stort antal gäster) rekommenderar jag att man använder en indikatorskylt vid entrén med siffran/bokstaven på bordet och dess deltagare (ordnade i alfabetisk ordning), så att varje gäst kan lokalisera dess bord. Placera bordsnumret/bokstaven bredvid mittstycket för bättre synlighet.

Skålen

- Aktivera ett speciellt område för att hålla skålen. Försök att ha en speciell dekoration som förhöjer stunden.

- Som referens rekommenderas en flaska för var 5:e person.

– För att uppnå en känslomässig touch kan brudparet och deras anhöriga komma med några anspelande ord.

Underhållningen

- Underhållning är en nyckelfaktor för att festen ska lyckas, och den måste anpassas till brudparets tema och intressen. Några av alternativen kan vara: musikkonsert (retro, rock, lyrisk, etc.), magiker och mimare, jazzband, karaoke, uppträdanden, cirkusshow, dansshow, etc.

- Se till att utrymmet där föreställningen utspelar sig har en genomslagskraftig scenografi som drar till sig de närvarandes uppmärksamhet.

- Skapa en oförglömlig stund utan att försumma säkerheten, speciellt om specialeffekter används, som måste hanteras av behörig personal för detta ändamål.

- Likaså rekommenderar jag att anlita en expert som ansvarar för att välja ut och sköta musiken. Huvudsyftet kommer att vara att skapa minnesvärda ögonblick genom ett urval enligt vilken typ av fest som föreslås.

Presenter till gäster

- Välj presenter till gästerna som är användbara, och som samtidigt speglar bröllopets smak.

- Vissa alternativ kan vara: personligt godis, växter eller ett miniset med en växt (suckulenter och kaktusar är ett utmärkt alternativ), en teknisk anordning med foton från bröllopet, miniflaskor eller personliga mousserande drycker, sandaler för att dra fördel av dansögonblick, hantverksprodukter (badrumsset, doftljus, etc.).

Bröllopstårtan

- Bröllopstårtan är ett flitigt använt element med hög visuell påverkan, speciellt när brudparet ska skära den. Försök att välja en erfaren och kreativ leverantör.

- Just nu är trenden prydnadstårtor i olika stilar, färger och former. Fyllningarna kommer att bero på brudparets smak, med vanilj, choklad och maräng som de traditionella.

Fotografi och filminspelning

– Det finns ett brett utbud av leverantörer av film- och fotograferingstjänster på marknaden, så det är lämpligt att begära deras portföljer för att se stilen på var och en.

- Ta hänsyn till värdeerbjudandet för varje tjänst innan du skriver under ett kontrakt. Samråd om användning av teknik (drönare, högkvalitativa tv-apparater, användning av robotik etc.) och det konstnärligt-kreativa förhållningssättet.

– När du redan har rätt leverantör kommer det att vara mycket användbart att arrangera möten med brudparet för att planera tagningarna, vilket bör ta hänsyn till deras preferenser och smaker.

– Som ett sätt att ersätta eller komplettera den traditionella gästboken är en originell idé att installera ett inspelningsbås så att gästerna kan lämna inspelade meddelanden till brudparet under festen. Dessa kan vara en del av en överraskningsvideo i slutet av evenemanget.

- Just nu är den filmiska estetiken en trend, liksom porträtt i redaktionell stil, spontana bilder, mjuk belysning, naturliga färger, glamour och minimalism.

I vart och ett av ögonblicken kommer det att vara viktigt att komma ihåg att varje bröllop är ett unikt ögonblick fullt av känslor, så det kommer att vara evenemangsdesignerns uppgift att skapa minnesvärda upplevelser för sina deltagare.

“Kärlek är inte att titta på varandra, det är att titta tillsammans åt samma håll”

Antonie de Saint-Exupéry