2 min läsning

Grundläggande guide för att organisera ett evenemang

När du av olika anledningar får ansvaret för att organisera ett evenemang, är det viktigt att ha ett schema och en guide som gör det lättare för dig att hantera dina aktiviteter.

För att garantera evenemangets framgång rekommenderar jag:

Har en mycket tydlig uppfattning om vad du vill presentera.
Definiera händelseformatet baserat på tid, koncept, schema, varaktighet, utrymme och mänskliga och ekonomiska resurser.
Bygg ett bra team och tilldela ansvar enligt kunskapen och färdigheterna hos varje anställd.
Låt varje medlem i gruppen ta på sig sin roll och vara serviceinriktad.
Upprätta utmärkt kommunikation, var tolerant, självsäker och försök alltid visa respekt.
Använd en agenda och ett schema för aktiviteter som överenskommits av hela arbetslaget.
Ge originellt, attraktivt och högkvalitativt innehåll.
Planera tillräcklig logistik för allmänhetens behov.
Upprätta en budget som inkluderar oförutsedda utgifter.
Satsa på innovation och kreativitet.
Arbeta med professionella evenemangsfotografer och designers för att producera högeffektiva inlägg.
Kommunicera dina handlingar före, under och efter evenemanget.
Använd sociala medier och pressrelationer.
Gör en resultatrapport med statistiska data.
Använd händelsehanteringsprogram för att mäta händelsens påverkan.
Be om feedback från alla dina målgrupper.
Skicka tackbrev till deltagarna.
Arbeta som ett team, med en positiv inställning och öppen för förbättringsförslag.
Förvandla ditt evenemang till en unik upplevelse som överför känslor, känslor, tankar, inspirationer och uppmuntrar utvecklingen av nätverk

Vad ska man undvika?

Lämna meddelandet om evenemangsdatum nära när det ska börja.
Definiera datum som har mellansemester under samma vecka.
Utforma kommunikationsmaterial utan riktlinjer för visuell identitet.
Att ha ett tidsschema som inte är flexibelt för förseningar.
Kontraherande leverantörer som inte är specialiserade på området.
Att inte ha alternativ för alternativa utrymmen.
Att inte ha en utbildningsplan för personalen.
Med föråldrad teknik.
Att ha en budget som inte passar målen.

Vad som ska vara klart i det första mötet?

Målen.
Troliga datum för evenemanget.
Uppskattat antal deltagare.
Idealisk plats för evenemanget för att ge bra service.
Målgrupp.
Temat för evenemanget.
Möjliga format.
En brytpunkt för att täcka kostnader.

Använd en allmän checklista som innehåller:

Event typ.
Leverantörer (namn, adress, telefon, e-post, kontaktperson).
Allmänt (namn, adress, telefon, e-post, kontaktperson).
Händelsens namn.
Tid, plats och varaktighet.
Mål (organisation, klient, deltagande allmänhet).
Preliminärt program.
Planerade aktiviteter.
Kommunikationsplan.
Cateringtjänst.
Konstruktion och montering.
Inställning och design.
Finansiering och sponsring.
Registreringsprocess och modalitet.
Design och utformning av samtalet.
Komplett gästlista.
Skickar inbjudningar (fysiska och / eller virtuella).
Beräknad svarstid på samtalet.
Högtalare, talare och / eller moderatorer.
Definitiv agenda eller program (schema, aktiviteter).
Arrangörers dagordning (schema, aktiviteter före, under och efter).
Budget och finansiell kontroll.
Uppgiftsfördelning, uppmärksamhetsgaller.
Identifiering av arrangörer och deltagare: utformning av referenser / uniformer.
Utrustning (ljud, musik).
Försäkring och kompletterande tjänster.
Planera att montera stativet (tid, personal, resurser).

Mät effekten av dina handlingar genom att:

Antal deltagare.
Nöjdhetsundersökningar.
Biljettförsäljning.
Inkomst kontra utgifter.
Försäljning efter evenemang.
Påverkan på sociala nätverk.
Eventhanteringsprogram.
Sponsor feedback.

"Ha alltid slutmålet i åtanke, och se till att du arbetar mot detta ändamål varje dag."

Ryan Allis