%20(Post%20de.png)
Presskonferensen är ett evenemang som anordnas av företag, regeringar eller organisationer som syftar till att kommunicera relevant information samtidigt och till olika medier.
En presskonferens når allmänheten genom traditionella medier som radio, tv eller internet och låter dig expandera ditt förhållande till den specialiserade pressen inom ett visst tema.
När du planerar denna typ av evenemang är det viktigt att definiera innehållet i meddelandet du vill förmedla. Du måste också utvärdera informationens relevans, vilket innebär att den måste vara ett ämne av stort intresse.
Om ämnet som ska utvecklas inte är relevant eller tillräckligt aktuellt, är det bättre att skicka pressmeddelanden eller bjuda in journalister till små möten, till exempel arbetsfrukostar eller luncher.
Några tips för att organisera en presskonferens
- Bestäm datum och tid, med hänsyn till lediga och arbetsdagar, samt händelser relaterade till media.
- Bestäm en plats för enkel åtkomst. Inkludera en plan i inbjudan för att underlätta logistik.
- Inbjudan måste innehålla plats, datum, mål, deltagare, program, telefon och e-post för att bekräfta närvaro. Försök att skicka dem minst två veckor i förväg och håll koll på var och en.
- Ge ut tryckta och / eller digitala referenser för gäster och personal där namnet, efternamnet och nyhetsbyrån som de tillhör eller att tjänsten de tillhandahåller visas tydligt. Du kan använda olika färger för bättre visualisering.
- Uppdatera pressdatabasen för att undvika felaktiga försändelser.
- Se till att hela den tekniska infrastrukturen fungerar perfekt. Ljud, kommunikation och internet måste kontrolleras innan evenemanget startar.
- Se till att utrymmet är tillräckligt. Varje journalist måste ha sin plats, liksom talarna. Det är viktigt att reservera ett särskilt område för chefer och ett exklusivt område för personliga intervjuer. Glöm inte att installera en pressbakgrund för fotona.
- Förbered en budget som inkluderar: cateringtjänst, miljö, tryckt material, belysning, ljud och inspelning, landskap och anställning av ytterligare personal.
- Det utbildar organisationens talespersoner för talarnas ingripanden, och om konferensen är öppen, till möjliga frågor.
- Organisera ackrediteringarna i alfabetisk ordning (efternamn) vid tidpunkten för leverans av referenser och pressunderlag.
- Pressunderlaget måste innehålla: ett index, en öppningstext med syftet med uttalandet, en företagspresentation, en tidning om vad som kommer att meddelas, kopior av talarnas tal och kontaktmeddelanden så att journalisten kan begära mer information. Om det skickas digitalt kan fotografier eller videor inkluderas.
- Glöm inte att strategiskt planera den visuella identiteten. Logotyper kan läggas till bakom högtalarna, podiet och plats för fotografiska bilder och inspelningar.
- Förbered bordaffischer för högtalarna, inklusive namn och efternamn, position och logotyp för organisationen om det behövs.
- Håll koll på tiderna enligt det fastställda programmet. Planera varje aktivitet i förväg.
- Utbilda personal om hur man kommunicerar med media och vikten av omedelbarhet när man svarar på frågor eller frågor.
- Utse en ceremonimästare för att samordna evenemanget. En talare eller moderator med erfarenhet av denna typ av evenemang och som kan samordna frågorna flytande rekommenderas.
- Efter konferensen, skicka ytterligare information, fotografier eller intervjuer till nyhetsbyrån som är intresserade av att täcka evenemanget, och tack också alla deltagare.
+ INSPIRATION
"Massmedia är som vädret, ett konstgjord klimat."
Woody Harrelson
DanielaSánchezSilva©