Ceremoniers och protokollets roll i arrangemanget av evenemang

Högtidligheten och protokollet är utformat som en evenemangshanteringsteknik som tjänar till att upprätthålla och stärka relationerna till allmänheten.

Genom historien och inom de sociala organisationsramarna för varje era har samhällen sökt och främjat metoder som gör det möjligt för dem att skapa, upprätthålla och utveckla formella relationer, inom och utanför sin egen kultur.

Det ceremoniella, protokollet och etiketten härstammar från sedvänjor, uppförande och sociala vanor, och har över tid fastställt regler för prejudikat och riktlinjer för interrelationer och offentliga handlingar.

För närvarande kräver den enorma tillväxten av organisationer på global och regional nivå allt mer användning av normer och regler som dikterar relationerna mellan de olika utvidgade samhällena.

Det är därför råd från professionella som kan samordna ceremonier och evenemang inom olika områden som regeringen eller näringslivet.

Den ceremoniella och protokollprofessionella måste visa initiativ och färdigheter för att lösa hinder på plats, så det är viktigt att ha ett äkta kall för service och djup yrkesutbildning, kombinera flexibilitet och dynamik med kreativitet och innovation.

De mest relevanta aspekterna av ceremoni, protokoll och etikett beskrivs nedan:

CEREMONI

Det är utvecklingen av en sekvens av steg att följa i händelse av offentlig eller privat natur.

Ceremonin fokuserar på alla aspekter och former som är relaterade till organiseringen av en handling eller ceremoni. Upprättar riktlinjer för beteende och behandling av dem som måste agera. Den är baserad på användningsområden och sedvänjor, gällande lagstiftning eller sunt förnuft.

Ceremonin bär verktygen för organiseringen av protokollet.

PROTOKOLL

Det är en uppsättning regler, lagar, användningsområden och sedvänjor som är nödvändiga för en optimal organisation av ett evenemang.

Protokollet fastställer de regler, bestämmelser och förordningar som ska iakttas vid ceremonin och är minst lika med en direkt eller blind tillämpning av reglerna, eftersom det kräver mycket kreativitet för att utföra var och en av dess tillämpningar.

Principerna för protokollet

Tillämpningen av protokollreglerna har två principer som styr deras genomförande:

- Hierarkiprincip: Denna princip avser rätt plats för både människor och element. För människor måste deltagarnas företräde beaktas, medan hierarkin av element eller material kan ses enligt flaggornas placering eller andra symboler.

- Organisationsprincip: för att organisera, samordna och schemalägga ett evenemang måste evenemangets art vara känd i förväg, eftersom det inte kommer att vara detsamma som ett privat, offentligt eller officiellt evenemang.

Normer för att styra protokollet

- Lagliga normer: Lagar eller normer utfärdade och dikterade av staten, internationella gemenskapen eller behörig myndighet. Dessutom innehåller de också andra kriterier som kanske inte är uttryckliga i lagreglerna men som tillämpas i händelser där olika myndigheter ingriper.

- Sociala normer: Regler eller normer för varje samhälle som varierar över tiden. De hänvisar till socialt etablerade konventioner och användningsområden.

- Morala normer: De är de som bygger på god utbildning och respekt. De bestäms av förekomsten av en moralisk plikt.

Applikationsanvändningar

Protokollet kan implementeras med större eller mindre noggrannhet beroende på tillämpningens omfattning och handlingens art och de personer som protokollet riktar sig till:

- Civil: Det är regel och föreskrifter som genomförs för offentliga och diplomatiska handlingar i staten, som bestämmer rangordningen av civila personligheter.

- Diplomatisk: detta är regler och formaliteter som genomförs beträffande diplomatiska ceremonier mellan statliga myndigheter.

- Militär: de är regler som bestämmer hierarkins ordning, i alla historiska handlingar, militära eller officiella.

- Ecklesiastical: Detta är de föreskrifter som styr liturgiska handlingar och fester.

- Företag: Uppsättning av regler för vilka privata företag reglerar sina handlingar. Det är baserat på officiella och sociala protokoll, även om företag fastställer sina egna uppförandekoder.

- Social: Regler baserade på det officiella protokollet och på "know-how", som inte är obligatoriska, och som vanligtvis tillämpas vid sociala evenemang.

Prioritetsordrar

Företräde avser ordning av individer enligt deras officiella rang, som tilldelas enligt lag, tradition eller användning. Fastställer ordningen och platsen utifrån den verkliga betydelse som de har i samhället.

I den meningen är det möjligt att skilja de personligheter som har sin förutbestämda plats av officiella skäl och de som inte har det. På samma sätt kan detta prioritetsbegrepp tillämpas, inte bara på människor utan även på stater, flaggor, hymner, institutioner etc. Med hänsyn till denna differentiering är det möjligt att beställa en officiell handling eller en händelse med större effektivitet.

Dessa tillämpningskriterier har reglerats genom århundradena på nationell och internationell nivå och regleras av lagar och konventioner.

Grunden för att fastställa företräde är regleringen från den officiella nivån. Det är dock ett instrument för stöd och vägledning som kan tillämpas på all verksamhet som bedrivs på det privata och institutionella området.

På den officiella nivån regleras prioritetsordningen av lagregler. Å andra sidan, i den privata sfären, till exempel ett företag, bestäms det av dess organisationsstruktur, det vill säga enligt varje persons position eller hierarki inom företagets organisationsschema. I sin tur kommer värden att kunna lösa platserna i förhållande till deras antagna kriterier. Om inga kriterier fastställs används den alfabetiska ordningen.

Prejudikaten i handlingar måste analyseras och planeras med största möjliga detalj, eftersom ett fel kan förutsätta händelsens framgång.

Huvudkriterier för att bestämma företräde

Huvudelementen som utgör grunden för att upprätta en korrekt och adekvat ordning i varje akt, vare sig av offentlig eller privat karaktär, eller i någon form av händelse som kräver planering (kongresser, seminarier, invigningar, konferenser, mässor, utställningar etc. ) kan bestämmas enligt följande:

- Ansiennitet: Vid vissa tillfällen kan det hända att två officiella personligheter av samma rang deltar i en handling eller händelse. I så fall är ett av sätten att bestämma din prioritet genom att överväga tjänsternas roll för att ge företräde.

- Alfabetisk ordning: Generellt är det den mest genomförda och det är mycket användbart om personligheter från olika länder deltar, eftersom det skulle vara mycket problematiskt att fastställa en viktordning baserad på andra parametrar. På så sätt väljer du att beställa länderna utifrån landets alfabetiska ordning.

- Jurisdiktion: Detta kriterium avgör att när en handling firas inom en viss jurisdiktion har den högsta myndigheten som representerar det territoriet den viktigaste härkomst.

- Alternativ: Dessa kriterier härrör från internationell folkrätt, internationella institutioner och undertecknandet av bilaterala fördrag. Det är baserat på förutsättningen att om i ett givet avtal land A tecknar till vänster och land B till höger, görs det i nästa avtal omvänt, det vill säga land A tecknar till höger och B till vänster.

- Representativitet: Representativitet antar att före möjligheten att delta i en handling eller händelse två personer av samma rang, en som tillhör den offentliga sektorn och den andra till den privata sektorn, kommer den förstnämnda att ha företräde framför den senare. Det som dominerar är vad individen representerar och inte dess hierarkiska rang.

- Ansvar: Vid vissa tillfällen planeras och koordineras vissa evenemang av en person som ansvarar för en organism, enhet eller institution. Därför, av artighet, kan den personen inta hedersplatsen.

På samma sätt är det viktigt att notera att i alla typer av officiella eller privata handlingar, liksom i alla händelser, är det nödvändigt att styras av en dos av sunt förnuft för ordination av myndigheter. Det är nödvändigt att ta hänsyn till vem som organiserar evenemanget, var det äger rum och vad som är anledningen till firandet. Detta bestämmer att vid vissa tillfällen måste en person placeras i en viss position med tanke på vad han representerar för den specifika omständigheten, oavsett den hierarki som han upptar i förhållande till de andra medlemmarna i händelsen.

ETIKETT

Etiketten representerar de socialt accepterade principerna för utbildning och klädsel.

Etikett är relaterat till att veta hur man ska vara i alla situationer, och även om det inte alltid ingår i protokollet, å andra sidan, kräver varje protokollhandling att etikettreglerna följs.

Det handlar om ceremonier av stilar, vanor och seder som måste iakttas i alla handlingar och offentliga och högtidliga ceremonier, liksom i de yttre manifestationerna av socialt umgänge.

Vi kan också definiera nätet eller internetetiketten som en uppsättning regler som försöker reglera användarnas beteende på internet för att upprätthålla hälsosamma beteenden i digitala miljöer. Med andra ord är det etiketten för vardagsliv och ansikte mot ansikte som överförs till virtualitet.

För närvarande är ceremoni, protokoll och etikett viktiga element i arrangemanget av evenemang som kännetecknas av att ta hänsyn till kognitiva processer och informellitet i officiella relationer.

Slutligen är det viktigt att notera att värdet av ett smidigt tillvägagångssätt ökar, i grunden eftersom vi befinner oss i en allt mer föränderlig värld som avvisar pompositet eller värdelöshet och tvärtom söker det praktiska, enkla och schematiska.

"Din inställning, inte din förmåga, kommer att avgöra din höjd."

Zig Ziglar

---

DanielaSánchezSilva©