6 typiska misstag vid organiseringen av ett evenemang

Vikten av detaljer i var och en av aspekterna av vårt evenemang är det som markerar kvaliteten av vårt arbete.

Arrangemanget av evenemang kräver en noggrann, fullständig och ordnad kontroll av var och en av detaljerna. Denna aspekt är lika viktig och komplex som mänskliga, ekonomiska eller logistiska resurser. Allt måste beaktas i planeringen, och det kommer att återspegla på vårt varumärke.

6 typiska misstag vid arrangering av evenemang

1. Att inte respektera tidsschemat eller ge tillräckligt stor flexibilitet. Denna punkt hänvisar till vikten av att planera tider som gör att vi kan ställa upp med beräknade tidsgränser vid eventuella problem. Till exempel är det inte möjligt att börja sätta upp en monter på en mässa samma eftermiddag som öppningen, inte bara på grund av de säkerhetsrisker som det innebär utan också för att dess kvalitet kan komma att försämras.

2. Underlåtenhet att utbilda personal. Både i registreringen och på inträdes- och mottagningsplatserna måste all personal känna till schemat för evenemanget och varje medlems uppgift.

3. Reducera underhåll- och rengöringstjänster. Det kan vara så att vi har den bästa strukturen och platsen, men om det saknar en ren och trevlig miljö är det möjligt att ingen person kommer att försöka närma sig det av uppenbara skäl.

4. Inte testa ljudutrustningen före evenemanget. Denna punkt kan vara att händelsen påverkas allvarligt och skadar bilden av vårt evenemang. Jag rekommenderar att du gör flera tester, inklusive ett test för varje högtalarenhet och tillslut ett med alla högtalare samtidigt. Vid tekniska problem är det lämpligt att upprepa testerna så många gånger som behövs tills de är lösta.

5. Att inte ha en kommunikationsplan före, under och efter evenemanget. Nyckeln till dess framgång beror i grunden på dess korrekta publicitet. Utmärkt hantering av tryck och digital press är avgörande.

6. Att inte ha djup kunskap om de tekniska aspekterna vid digitala evenemang. Bristfällig belysning, dålig anslutningskvalitet, brist på personal i chattar, problem med nedladdning av broschyrer, presentationer laddade med text, med flera, kan resultera i dåliga resultat då eventet utvärderas.

Pablo Neruda

DanielaSánchezSilva©